Politique de confidentialité

Table des matières

INTRODUCTION

L’Ordre des chiropraticiens du Québec (« Ordre ») a pour mission principale d’assurer la protection du public relativement à l’exercice de la profession de la chiropratique au Québec, conformément au Code des professions ((« Code » ; LRQ, c. C-26) et à la Loi sur la chiropratique (LRQ, c. C-16).

L’Ordre reconnaît l’importance de la confidentialité des renseignements personnels qu’il obtient dans la réalisation de sa mission et de ses activités, que ce soit via son site internet ou tout autre moyen technologique. Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément aux exigences du Code, de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (LRQ, c. A-2.1), de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LRQ, c. P -39.1) et du Code civil du Québec (« Lois »).

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne et qui permet de l’identifier. Ceci inclut, entre autres, votre nom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, genre, renseignements bancaires, renseignements quant à votre emploi, votre santé ou autre.

La présente Politique de confidentialité décrit les principes et les pratiques que l’Ordre des chiropraticiens du Québec suit dans le traitement des renseignements personnels qu’il collecte. Elle s’applique également à toute personne fournissant des services au nom de l’Ordre.

Elle ne s’applique pas aux renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois applicables.

RESPONSABILITÉS DE L’ORDRE

L’Ordre est responsable de la protection des renseignements personnels vous concernant et qu’il détient ou gère ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.

L’Ordre est responsable de protéger la confidentialité des renseignements personnels dont il a le contrôle, c’est-à-dire ceux qu’il recueille, utilise, communique, conserve ou détruit. Ces renseignements peuvent concerner, par exemple, des chiropraticiens, d’anciens membres, des étudiants en chiropratique ou des tiers.

La politique sera appliquée par le personnel de l’Ordre, administrateurs, partenaires, fournisseurs responsables de la gestion et du maintien de nos systèmes informationnels, maîtres de stage, formateurs, inspecteurs, syndics, et membres de comités.

Afin de s’assurer de bien protéger la confidentialité de vos renseignements personnels, l’Ordre voit à sensibiliser et informer adéquatement son personnel eu égard aux obligations qui lui incombent en vertu de cette politique. De plus, l’Ordre s’assurera également de mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous sa garde et son contrôle.

La personne responsable de la protection des renseignements au sein de l’Ordre est Me Josée Deschênes, directrice générale et secrétaire. Celle-ci est chargée du respect de la présente politique et des lois en vigueur.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE L’ORDRE RECUEILLE SUR VOUS

L’Ordre recueille plusieurs types de renseignements personnels. Nous prenons des mesures pour nous assurer que les renseignements ainsi recueillis à votre sujet sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées.
Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin aux fins poursuivies selon votre statut par rapport à l’Ordre.

Si vous êtes un candidat à l’admission ou l’inscription (ou réinscription) au Tableau de l’Ordre, nous recueillions divers renseignements d’identification (nom, date de naissance, sexe), vos coordonnées résidentielles et professionnelles, des informations relatives à votre parcours académique, aux formations que vous avez complétées et aux renseignements pouvant influencer votre admissibilité pour la délivrance d’un permis d’exercice ou l’inscription au Tableau de l’Ordre et selon le cas, votre numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement de votre demande d’inscription ou à la cotisation qui vous est applicable.
Si vous êtes un membre inscrit au Tableau de l’Ordre, nous recueillons divers renseignements d’identification (nom, date de naissance, sexe), vos coordonnées résidentielles et professionnelles (lieux d’exercice et secteurs d’activités), des informations relatives aux formations que vous avez complétées permettant de vérifier si vous répondez aux exigences de formation continue obligatoire, des renseignements sur vos antécédents judiciaires et professionnels en lien avec les responsabilités de l’Ordre à cet égard, et selon le cas, votre numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement de la cotisation qui vous est applicable.
Si vous êtes un membre du public, nous recueillons votre nom et vos coordonnées qui nous permettent de vous contacter, ainsi que tout renseignement nécessaire afin de traiter votre demande. L’Ordre pourrait également recueillir des renseignements sur des membres du public concernant des dossiers chiropratiques ou médicaux durant une enquête ou une inspection professionnelle concernant un chiropraticien.

La notion de renseignement personnel ne couvre pas les renseignements anonymes qui ne peuvent permettre d’identifier un individu.

COMMENT L’ORDRE UTILISE-T-IL VOS RENSEIGNEMENTS ?

L’Ordre utilise uniquement vos renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Il demandera votre consentement pour toute autre utilisation pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous.

Au sein de l’Ordre, seuls ont accès à vos renseignements personnels les membres du personnel qui en ont besoin dans l’accomplissement de leurs fonctions. L’Ordre a mis en place des mécanismes internes afin d’assurer que chaque employé n’a accès qu’aux renseignements nécessaires à la réalisation des tâches qui lui sont assignées.

Ces tâches comprennent notamment :

Évaluer et administrer les demandes de délivrance de permis d’exercice et d’inscription au Tableau de l’Ordre, incluant l’évaluation d’équivalence de diplômes et de formation ;
Assurer la conformité des membres de l’Ordre avec les exigences réglementaires de formation continue obligatoire ;
Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information et les demandes d’enquête (« plaintes » du public ou d’autres personnes) et procéder à des enquêtes disciplinaires, de la conciliation, de l’arbitrage de comptes d’honoraires des chiropraticiens et des poursuites disciplinaires ;
Tenir des audiences devant le conseil de discipline ;
Recevoir et traiter les informations relatives aux antécédents judiciaires des candidats à l’exercice et de ses membres et faire les interventions requises (refus de délivrance de permis ou inscription au tableau, limitation ou suspension de droit d’exercice, radiation, etc.) ;
Recevoir et traiter les informations relatives à l’état de santé physique ou psychique de ses membres et faire les interventions requises en vertu de la loi (suspension ou limitation de droit d’exercice ou encore, radiation) ;
Recevoir et traiter les informations relatives à l’exercice illégal et à l’usurpation de titre de chiropraticien et, lorsque requis, initier des poursuites pénales ;
Inspecter les membres afin de vérifier leurs compétences professionnelles ;
Attester du statut professionnel de l’un de ses membres auprès d’une autre province ou d’un autre territoire ;
Informer et protéger le public conformément à ses obligations en vertu des Lois ;
Recevoir et répondre aux demandes d’accès à l’information ;
Établir, gérer et mettre fin aux relations d’emploi entre l’Ordre et ses employés de même qu’aux relations avec les membres de ses comités et autres titulaires de fonctions.

COMMENT L’ORDRE RECEUILLE-T-ELLE VOTRE CONSENTEMENT ?

Règle générale, les renseignements personnels sont confidentiels. Ainsi, l’Ordre des chiropraticiens du Québec s’assure d’obtenir votre consentement avant de communiquer vos renseignements personnels à des tiers.

L’Ordre considère que votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels sera valablement fourni dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes :

S’il est donné expressément par votre acquiescement écrit ou oral ;
Si vous fournissez volontairement des renseignements personnels dans un but évident ;
Si vous ne vous opposez pas à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels par l’Ordre dans un délai raisonnable après que l’Ordre vous a clairement informé, incluant par l’entremise de la présente politique, de son intention de le faire et des fins poursuivies.

Dans certains cas, l’Ordre peut recueillir des renseignements personnels sur une personne sans son consentement, conformément aux Lois ou à toute autre loi ou règlement le permettant.

La collecte des renseignements personnels s’effectue de différentes façons : par l’entremise de formulaires papier ou électronique (ex. : l’avis de cotisation et renouvellement annuel de l’inscription), par son site internet, les réseaux sociaux, les « cookies » et divers contacts avec nous.

PARTAGE ET TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels pour se conformer à toute ordonnance du tribunal, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, pour faire respecter ou appliquer nos conditions d’utilisation et autres accords ou si nous croyons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de l’Ordre ou d’autres personnes. Cela comprend l’échange de renseignements avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude.

Dans l’exercice de ses fonctions de surveillance et de contrôle de la profession, l’Ordre traite des renseignements couverts par le secret professionnel ou qui sont autrement confidentiels entre les chiropraticiens et leurs patients. Lorsque l’Ordre obtient de tels renseignements, il déploiera les moyens nécessaires pour s’acquitter de toutes les obligations que le chiropraticien aurait à cet égard, sous réserve des Lois.

Exceptionnellement, l’Ordre peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel qu’il détient sur cette personne ou un renseignement concernant une société d’exercice de la profession de chiropraticien :

À une personne ou à un comité visé à l’article 192 du Code ou au Tribunal des professions, lorsque cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions ;
À un autre ordre professionnel visé par le Code ou à un organisme qui exerce des fonctions similaires ou complémentaires pour la protection du public lorsque cette communication est nécessaire pour une enquête, un processus d’inspection ou la délivrance d’un permis ;
À l’Office des professions pour l’exercice de ses fonctions ;
À toute autre personne par voie de communiqué, d’avis ou autrement, lorsque le renseignement se rapporte à des activités professionnelles ou autres activités de même nature de la personne concernée qui risquent de mettre en danger la vie, la santé, ou la sécurité d’autrui.

Nous pouvons transférer les renseignements personnels que nous collectons ou que vous fournissez à des fournisseurs de services et d’autres tiers que nous utilisons pour soutenir nos activités.

Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles nous les divulguons et de traiter les renseignements personnels en respect des Lois.

Vos renseignements personnels sont habituellement traités et stockés au Québec. Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec serait nécessaire dans le cadre de l’exercice des fonctions de l’Ordre, ce transfert n’aura lieu que s’il est évalué que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment en considérant la sensibilité du renseignement, la finalité de son utilisation, les mesures de protection dont le renseignement bénéficierait, et le régime juridique applicable dans l’État ou la province où ce renseignement serait communiqué. Le transfert sera également soumis aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer cette protection adéquate.

L’Ordre ne vend pas de renseignements personnels à des tiers. Il peut toutefois exiger des frais de transcription, de reproduction ou de transmission s’il est autorisé à communiquer de tels renseignements en application de la loi.

UTILISATION DU SITE WEB DE L’ORDRE

Cette politique s’applique aux renseignements que nous recueillions, utilisons ou divulguons sur les membres du public et les utilisateurs du site.

Le site Web de l’Ordre utilise des fichiers témoins. Le fichier témoin est un petit fichier texte sauvegardé sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur par son navigateur Web. Ce fichier est inoffensif et permet à l’Ordre d’analyser les visites sur son site. En aucun cas le fichier témoin ne permet d’identifier le visiteur.

Le site peut inclure des liens vers des sites Web tiers, des services, des réseaux sociaux ou des applications. Cliquer sur ces liens ou activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant. Si vous suiviez un lien vers un site tiers, veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et nous ne prenons aucune responsabilité pour ces politiques. Nous ne contrôlons pas ces sites tiers et nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.

En utilisant ce site, vous acceptez les termes et les conditions de la politique. Tout changement fait à cette politique sera publié sur la présente page.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

L’Ordre prend les mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) propres à assurer la protection de vos renseignements personnels et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

CONSERVATION DES DONNÉES

Sauf autorisation ou exigence des Lois ou de la réglementation applicable, nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles nous les avons collectées, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées.

L’Ordre conserve vos renseignements personnels conformément à un calendrier de conservation. Ce calendrier établit la période durant laquelle l’Ordre conserve vos renseignements personnels, selon que ceux-ci concernent des dossiers actifs, semi-actifs ou inactifs.

La loi prévoit déjà la durée de conservation des renseignements concernant toute personne qui n’est plus inscrite au tableau de l’Ordre. Ces renseignements doivent être conservés jusqu’à la réinscription au tableau de cette personne ou, autrement jusqu’à son décès ou au 100e anniversaire de sa naissance. La loi prévoit également que l’Ordre conserve les renseignements concernant une personne à qui une autorisation spéciale pour exercer la chiropratique au Québec est délivrée, même après que l’autorisation cesse d’avoir effet.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus être associés à vous. Nous nous réservons le droit d’utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins légitimes, sans autre préavis ni consentement de votre part.

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ont été accomplies, et conformément au calendrier de conservation, l’Ordre détruit ce renseignement personnel. La destruction s’effectue de manière confidentielle, soit par déchiqueteuse manuelle ou par le biais d’une société spécialisée en déchiquetage certifié sécuritaire, s’il s’agit de renseignements sur support papier, ou par suppression informatique, s’il s’agit de renseignements sur support technologique.

ACCÈS ET CORRECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous avez le droit d’être informé de l’existence et de recevoir communication d’un renseignement personnel vous concernant. Pour la procédure à suivre à cet égard, veuillez vous référer à la section « Accéder à vos renseignements personnels » du site Web de la Commission d’accès à l’information.

Lorsque vous recevez confirmation de l’existence d’un renseignement personnel vous concernant, vous pouvez, si vous jugez que ce renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, demander que celui-ci soit rectifié. Pour connaître la procédure à suivre, veuillez consulter la section « Rectifier vos renseignements personnels » du site web de la Commission d’accès à l’information.

RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT

Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos renseignements personnels, vous pouvez avoir le droit légal de retirer votre consentement dans certaines circonstances. Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous en nous écrivant à l’adresse secretaireocq@ordredeschiropraticiens.qc.ca.

Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir un service particulier. Nous vous expliquerons alors l’impact du retrait de votre consentement pour vous aider dans votre sélection.

MODIFICATION DE NOTRE POLITIQUE DE PROTECTIOIN DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Si nous apportons des modifications importantes à la présente politique, nous en informerons nos membres, nos employés et membres de comités et autres titulaires de fonctions et, s’il y a lieu, nos autres utilisateurs réguliers, à l’adresse courriel dont nous disposons pour les joindre.

Vous êtes responsable de vous assurer que nous avons une adresse courriel à jour et fonctionnelle pour vous joindre, et, en cas de question, de consulter la présente politique pour vérifier tout changement.

ACCÈS ET RECTIFICATION DE VOS RENSEIGNMENTS PERSONNELS

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos renseignements personnels changent. Selon les Lois, vous avez le droit de demander l’accès et obtenir une rectification des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.

De plus, vous pouvez soumettre une demande :

d’accès à vos renseignements personnels ;
de rectification de vos renseignements personnels ;
de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos
renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi ;
de portabilité ;
de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation.

en vous adressant à secretaireocq@ordredeschiropraticiens.qc.ca ou par la poste à l’adresse suivante : 7100, rue Jean-Talon Est, suite 250, Montréal (Québec) H1M 3S3.

Cependant, nous ne pouvons pas accepter une demande de modification de renseignement si nous pensons que la modification enfreindrait une loi ou une exigence légale ou entraînerait des renseignements incorrects.

NOUS CONTACTER POUR TOUTE DEMANDE OU PLAINTE

Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à secretaireocq@ordredeschiropraticiens.qc.ca ou par la poste à l’adresse suivante : 7100, rue Jean-Talon Est, suite 250, Montréal (Québec) H1M 3S3.

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